Öffnungszeiten

Öffnungszeiten

FlowCaptain nutzt Ihre konfigurierten Öffnungszeiten, um zu bestimmen, welche Zeitfenster für Termine verfügbar sind. Nur Zeiten innerhalb Ihrer Öffnungszeiten — und nicht bereits durch bestehende Kalendertermine belegt — werden Anrufern angeboten.

Zeitplan konfigurieren

Gehen Sie in FlowCaptain auf die Kalender-Detailseite und finden Sie den Bereich Öffnungszeiten. Für jeden Wochentag können Sie:

• Geöffnet/Geschlossen umschalten — Ob Sie an diesem Tag verfügbar sind
• Zeiträume festlegen — Wann Sie verfügbar sind (z.B. 09:00–17:00)
• Mehrere Zeiträume hinzufügen — Klicken Sie auf „+ Zeitraum hinzufügen" für bis zu 4 Zeiträume pro Tag (z.B. 08:00–12:00 und 13:00–17:00 für eine Mittagspause)
• Zeiträume entfernen — Klicken Sie auf × um einen Zeitraum zu entfernen

Termindauer & Zeitplanung

Im Bereich Einstellungen Ihrer Kalenderseite finden Sie:

• Standard-Termindauer — Wie lang jeder gebuchte Zeitraum ist (15, 30, 45, 60, 90 oder 120 Minuten). Wenn Sie Dienstleistungen verwenden, hat jede Dienstleistung ihre eigene Dauer, die diesen Standard überschreibt.
• Zeitraster — Der Abstand zwischen verfügbaren Zeitfenstern (15, 30 oder 60 Minuten). Bestimmt, wie feinkörnig das Verfügbarkeitsraster ist.
• Pufferzeit — Pause nach jedem Termin (0–60 Minuten). Gibt Ihnen Zeit zwischen aufeinanderfolgenden Buchungen.
• Mindestvorlaufzeit — Wie weit im Voraus ein Termin gebucht werden muss (von sofort bis 4 Wochen). Verhindert kurzfristige Buchungen, wenn Sie Vorbereitungszeit benötigen.

So funktioniert es

Wenn ein Anrufer nach Verfügbarkeit fragt (z.B. „Haben Sie am Montag noch etwas frei?"), prüft FlowCaptain:

1. Ihre Öffnungszeiten für diesen Tag
2. Google Kalender auf bestehende Termine (belegte Zeiten)
3. Berechnet verfügbare Zeitfenster basierend auf Ihrem Zeitplan minus belegte Zeiten, unter Berücksichtigung von Pufferzeit und Mindestvorlaufzeit
4. Gibt bis zu 5 verfügbare Zeitfenster zurück

Land & Feiertage

Im Bereich Einstellungen konfigurieren Sie Ihr Land und Bundesland (bzw. Kanton für die Schweiz). Dies bestimmt zwei Dinge:

• Feiertage — FlowCaptain kennt die Feiertage Ihrer Region. An Feiertagen teilt die API Anrufern mit, dass das Geschäft geschlossen ist, und nennt den Feiertag. Verschiedene Bundesländer haben unterschiedliche Feiertage — stellen Sie sicher, dass Ihr Bundesland korrekt eingestellt ist.
• Zeitzone — Ihre Ländereinstellung bestimmt die Zeitzone für alle Buchungen (z.B. Deutschland → Europe/Berlin). Die Zeitzoneneinstellung in Google Kalender hat darauf keinen Einfluss.

Tipps

• Verwenden Sie mehrere Zeiträume, um Mittagspausen oder andere wiederkehrende Nichtverfügbarkeiten abzubilden
• Wenn Sie Dienstleistungen mit unterschiedlichen Dauern anbieten, konfigurieren Sie diese im Bereich Dienstleistungen — deren Dauer überschreibt den Standard
• Alternative Zeitvorschläge haben einen Abstand entsprechend Ihrem Zeitraster für bessere Verteilung
• Änderungen werden sofort wirksam — kein Neustart nötig