Datenschutzrichtlinie

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen:

Woodboxpictures EOOD
14 Andrey Sakharov Blvd., 2. fl. Office 22
1784 Sofia, Bulgarien
E-Mail: legal@flowcaptain.ai

Im Rahmen der Nutzung von FlowCaptain erheben und verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt)
• Zahlungsdaten: Zahlungsinformationen werden ausschließlich über Stripe verarbeitet. Wir speichern keine Kreditkartennummern.
• Kalenderdaten: Frei/Belegt-Informationen sowie Kalendereinträge für gebuchte Termine (Titel, Zeitraum, Beschreibung) aus Google Calendar.
• Anrufer-Daten: Name, Telefonnummer (Anrufer-ID), Termingrund — übermittelt durch die Sprachplattform des Kunden.
• Termindaten: Gebuchte Termine inkl. Datum, Uhrzeit, Leistung, Status.
• Nutzungsdaten: API-Aufrufe, Suchanfragen in natürlicher Sprache, Antwortzeiten
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ und -Version, Betriebssystem, Zeitzone, Referrer-URL
• Sprachdaten: Natürlichsprachliche Terminanfragen, die an den Dienst übermittelt werden (z.B. via Retell AI Sprachassistenten)
• Gesprächsverlauf: Text der einzelnen Nachrichten zwischen Anrufer und KI-Assistent, gespeichert für die Live-Ansicht und Qualitätssicherung. Automatische Löschung nach 90 Tagen.
• Anrufaufzeichnung (optional): Nur wenn vom Kalenderinhaber aktiviert. Die Aufzeichnung wird von Retell AI bereitgestellt und als E-Mail-Anhang an den Kalenderinhaber versendet. FlowCaptain speichert die Aufzeichnung nicht dauerhaft.
• Wissensbasis-Dokumente: Vom Nutzer hochgeladene Dokumente (z. B. Preislisten, FAQs, Dienstleistungsbeschreibungen), die für den KI-Assistenten bereitgestellt werden. Die Dokumente werden innerhalb des jeweiligen Workspace gespeichert und durch Google Gemini in durchsuchbare Vektoren umgewandelt.

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb der FlowCaptain-Plattform und API
• Konto- und Workspace-Verwaltung
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung
• Verarbeitung von Terminanfragen in natürlicher Sprache und Kalender-Verfügbarkeitsprüfung
• Analyse von Wissensbasis-Dokumenten und Umwandlung in durchsuchbare Vektoren (Embeddings) zur Beantwortung von Fragen durch den KI-Assistenten
• Analyse und Verbesserung unseres Dienstes (nur mit Ihrer Einwilligung)
• Sicherheit und Missbrauchsprävention
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Bereitstellung des Dienstes, Kontoverwaltung, Kalenderintegration, NLP-Verarbeitung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Analyse-Cookies (Google Analytics), Marketing-Kommunikation
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Sicherheit, Missbrauchsprävention, Dienstverbesserung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Steuerliche Aufbewahrungspflichten, gesetzliche Dokumentationspflichten

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dritte weiter, soweit dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) geschlossen.

Für die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework (DPF) bzw. auf EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Sensible Daten (Art. 9 DSGVO): FlowCaptain verarbeitet Sprachdaten im Rahmen von Telefongesprächen. Da Anrufer in einem natürlichen Gespräch beliebige Informationen preisgeben können, ist nicht auszuschließen, dass besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen) übermittelt werden. FlowCaptain erhebt solche Daten nicht gezielt und bittet Nutzer sowie Anrufer, keine sensiblen Informationen zu übermitteln, soweit dies für den Terminzweck nicht erforderlich ist.

Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO): FlowCaptain nutzt KI-gestützte Sprachverarbeitung (NLP) zur Interpretation von Terminanfragen und zur Prüfung von Kalenderverfügbarkeiten. Diese Verarbeitung dient ausschließlich der Unterstützung bei der Terminplanung und führt nicht zu rechtsverbindlichen Entscheidungen mit erheblicher Wirkung für betroffene Personen. Der Nutzer (Auftraggeber) ist verantwortlich, automatisiert gebuchte Termine zu überprüfen.

Informationen zu Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Gemäß DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: legal@flowcaptain.ai

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für uns als Verantwortlichen ist die Commission for Personal Data Protection (CPDP), 2 Prof. Tsvetan Lazarov Blvd., 1592 Sofia, Bulgarien — www.cpdp.bg. Gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO können Sie sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden, z. B. den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) in Deutschland oder die Österreichische Datenschutzbehörde (DSB) in Österreich.

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es erforderlich ist:

• Kontodaten: Werden bei Kontolöschung unverzüglich gelöscht (Kaskadenlöschung).
• API-Logs und Anfragen: Werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
• Abrechnungsdaten: Werden gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für 10 Jahre aufbewahrt.

Google Calendar-Einträge, die durch FlowCaptain erstellt wurden, bleiben im Google Calendar des Nutzers erhalten und werden nicht gelöscht.

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte steht Ihnen unser Datenschutz-Ansprechpartner zur Verfügung:

E-Mail: legal@flowcaptain.ai
Post: Woodboxpictures EOOD, 14 Andrey Sakharov Blvd., 2. fl. Office 22, 1784 Sofia, Bulgarien