Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen

Wie greift FlowCaptain auf meinen Google Kalender zu?

Sie teilen Ihren Google Kalender mit einem FlowCaptain-Dienstkonto. Dadurch erhält FlowCaptain Lese- und Schreibzugriff, um Verfügbarkeiten zu prüfen und Termine zu verwalten. Ihre Google-Kontodaten werden dabei nicht gespeichert. Sie können die Freigabe jederzeit in den Google-Kalender-Einstellungen widerrufen.

Wie schützt FlowCaptain meinen Kalender vor Fehlbuchungen?

Jede Buchung wird vor dem Eintrag gegen Ihren aktuellen Kalender geprüft. Wenn ein Zeitfenster in der Zwischenzeit belegt wurde, wird die Buchung abgelehnt und dem Anrufer eine Alternative angeboten. Sollte Google Kalender vorübergehend nicht erreichbar sein, gibt FlowCaptain eine ehrliche Fehlermeldung zurück, anstatt anzunehmen, dass Sie frei sind. Doppelbuchungen werden so zuverlässig verhindert.

Welche Daten werden gespeichert?

FlowCaptain speichert die für die Terminverwaltung notwendigen Daten: Termindetails, Namen und Telefonnummern der Anrufer. Gesprächsdaten werden nicht dauerhaft gespeichert und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Alle Daten werden bei DSGVO-konformen Anbietern in der EU verarbeitet.

Brauche ich eine eigene Voice-Bot-Plattform?

Nein. FlowCaptain bietet einen integrierten Voice Assistant, der nach der Einrichtung sofort einsatzbereit ist. Sie können ihn direkt im Dashboard testen — per Sprache oder Chat. Eine eigene Voice-Bot-Plattform ist nur erforderlich, wenn Sie FlowCaptain in eine bestehende Infrastruktur einbinden möchten.

Welche Sprachen werden unterstützt?

FlowCaptain unterstützt Deutsch und Englisch. Der Voice Assistant erkennt die Sprache des Anrufers automatisch. Die Standardsprache legen Sie unter Kalender → Voice Assistant fest.

Können Kunden von jeder Telefonnummer aus anrufen?

Ja. FlowCaptain nutzt die Anrufer-ID zur Identifikation wiederkehrender Anrufer. Wenn ein Anrufer ein anderes Telefon verwendet, identifiziert das System den Termin anhand weiterer Merkmale wie Name oder Datum.

Wie werden Stornierungen und Umbuchungen geschützt?

FlowCaptain kann per SMS einen Sicherheitscode an die hinterlegte Telefonnummer senden, bevor eine Stornierung oder Umbuchung durchgeführt wird. Dieser Schutz ist standardmäßig aktiviert und kann unter Kalender → Benachrichtigungen konfiguriert werden.

Kann ich mehrere Google Kalender verwenden?

Jeder FlowCaptain-Kalender ist mit genau einem Google Kalender verbunden. Wenn Sie mehrere Kalender verwalten möchten, erstellen Sie separate Kalender in Ihrem Workspace — einen pro Google Kalender.

Wozu dienen Dienstleistungen?

Dienstleistungen ermöglichen unterschiedliche Termindauern und -typen. Eine Erstberatung kann beispielsweise 60 Minuten dauern, eine Nachkontrolle nur 15 Minuten. Der Voice Assistant erkennt die passende Dienstleistung und bucht automatisch die korrekte Dauer.

Was sind Betriebsschließungen?

Zeiträume, in denen keine Termine verfügbar sind — beispielsweise Urlaub, Renovierung oder Betriebsferien. Der Voice Assistant informiert Anrufer automatisch und nennt den hinterlegten Grund.

Was kann ich in der Live-Ansicht sehen?

Alle aktiven Gespräche Ihres Workspace in Echtzeit: vollständiges Transkript, Gesprächsphase und Status. Bei Bedarf können Sie aktive Gespräche an eine Telefonnummer weiterleiten, wenn ein Anrufer mit einer Person sprechen möchte.

Was passiert mit stornierten Terminen?

Stornierte Termine werden im Google Kalender als storniert markiert und das Zeitfenster wird wieder freigegeben. Der Eintrag bleibt für Ihre Unterlagen sichtbar.

Was ist der Freigabe-Modus?

Im Freigabe-Modus müssen neue Buchungen von Ihnen genehmigt werden, bevor sie bestätigt werden. Sie erhalten eine Benachrichtigung und können die Anfrage annehmen oder ablehnen. Den Modus aktivieren Sie unter Kalender → Benachrichtigungen.

Brauche ich einen API-Schlüssel?

Nur wenn Sie FlowCaptain per API in eigene Systeme integrieren möchten. Für die Nutzung des integrierten Voice Assistants ist kein API-Schlüssel erforderlich.