Benachrichtigungen
SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen in FlowCaptain konfigurieren: Buchungsbestätigungen, Statusupdates und Terminfreigabe.
Benachrichtigungen
FlowCaptain versendet automatisch Benachrichtigungen nach Terminaktionen. Sie finden die Einstellungen unter Kalender → Benachrichtigungen.
E-Mail-Benachrichtigungen
Der Kalenderinhaber erhält eine E-Mail-Zusammenfassung für jede Buchung, Stornierung und Umbuchung. So bleiben Sie informiert, auch wenn Termine vollständig vom Voice Bot verwaltet werden.
Einstellungen:
- Benachrichtigungs-E-Mail — Die Adresse, an die Zusammenfassungen gesendet werden.
- Gesprächsaufnahme anhängen — Wenn aktiviert, wird die Aufnahme des Gesprächs als MP3-Datei an die E-Mail angehängt.
SMS-Benachrichtigungen
Nach einer Terminaktion kann der Anrufer eine SMS-Bestätigung erhalten. Telefonnummern werden automatisch ins internationale Format umgewandelt (z.B. 0176... wird zu +49176...).
SMS-Optionen:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Buchungsbestätigung | SMS mit Link zum Prüfen und Korrigieren des Namens nach der Buchung. |
| Statusupdates | SMS nach Stornierung und Umbuchung. |
| Sicherheitscode | SMS-Sicherheitscode für Stornierung und Umbuchung. Schützt vor unberechtigten Änderungen. |
Wenn Sie den Sicherheitscode deaktivieren, können Anrufer Termine stornieren oder verschieben, ohne ihre Identität zu bestätigen.
Terminfreigabe (Approval-Modus)
Standardmäßig werden Buchungen sofort bestätigt. Im Freigabe-Modus müssen neue Buchungen erst von Ihnen genehmigt werden, bevor sie bestätigt werden.
Wenn der Freigabe-Modus aktiviert ist, erscheinen zwei zusätzliche SMS-Optionen:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Eingehende Anfrage | SMS an Sie, wenn eine neue Terminanfrage eingegangen ist. |
| Ergebnis der Freigabe | SMS an den Anrufer, wenn die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde. |
Zuverlässigkeit
Wenn eine SMS oder E-Mail nicht gesendet werden kann, hat dies keinen Einfluss auf die Terminaktion selbst. Die Buchung, Stornierung oder Umbuchung wird trotzdem erfolgreich durchgeführt. Benachrichtigungen werden im Hintergrund gesendet und blockieren niemals die API-Antwort.